年会的组织可以让专业的团建策划团队来完成，这样做的好处是节省时间，高效率，同时，尽可能的减少不必要的开支，可以节省预算，花同样的钱可以办更多的事。保证年会的圆满性，避免不可控因素情况发生。专业的人做专业的事情，创建各种不同特色的年会文化，同时，展示企业的文化宣传，无论是给员工还是公司呈现一个积极正面的形象。

有五个要素是我们必须首先确定的：预算、人数、参会人员组成、会议主要议题、会议时间，这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐 标、礼品、活动安排等一系列决策。在制定预算 环节，主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品，有的年会还要加上会后的旅游预算。

了解酒店的定价体系,一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。

简化操作流程。策划团队对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，按照您的年会组织五要素，他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的策划公司经验丰富，他们应该可以很快报出初步的预算供您参考。更好地协调酒店关系，以保障会议的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐的服务过程，它是一个需要很多协调工作的系统工程。策划公司的操作经验以及和酒店良的好合作关系是非常重要的。